Reembolso de viagem na pequena empresa: como sair do cartão do sócio

Na pequena empresa, a passagem costuma sair no cartão pessoal do sócio ou do próprio viajante, e o reembolso vira uma planilha que ninguém fecha. A saída é separar duas coisas: o que a empresa compra direto no CNPJ, como passagem e hotel, e o que o viajante gasta no caminho e presta contas depois, com comprovante e prazo combinado.

Este artigo mostra por que o cartão do sócio complica as contas, o que vale comprar direto no CNPJ, como escolher entre adiantamento e reembolso e um modelo simples de prestação de contas.

Por que o cartão do sócio complica

Pagar a passagem no cartão pessoal parece prático na hora. O problema aparece depois, e em quatro pontos:

• Mistura de contas. Uma despesa da empresa passa pela pessoa física, e alguém precisa separar o que é de quem no fim do mês.
• Comprovante no nome errado. A compra fica no CPF de quem pagou, não no CNPJ da empresa que usou a viagem.
• Atraso no controle. A fatura do cartão chega semanas depois, às vezes parcelada, e a despesa da viagem se espalha por vários meses.
• Retrabalho. O sócio cobra, o financeiro confere, o contador pede o documento que faltou. Cada viagem vira três conversas.

Nada disso é proibido. Só custa tempo, e tempo da pequena empresa é caro.

O que comprar direto no CNPJ

O que dá para comprar antes da viagem deve sair direto da empresa: passagem aérea, hotel, locação de carro e seguro viagem. Assim, a despesa nasce no CNPJ, com os documentos certos, e não precisa de reembolso nenhum.

Na passagem aérea, a empresa paga e recebe a fatura em nome dela, e o bilhete sai no nome do passageiro, com o localizador da companhia. Quando a compra é feita por agência, a nota fiscal documenta o serviço de intermediação. Explicamos os detalhes no artigo passagem aérea no CNPJ.

O que fica para o reembolso

Sobra o que só acontece durante a viagem: táxi ou carro de aplicativo, refeições, estacionamento, uma impressão de última hora. Para essas despesas, duas regras resolvem quase tudo:

1. Comprovante sempre. Sem comprovante, não tem reembolso. Combine isso antes, não depois.
2. CNPJ na nota quando possível. Peça a nota fiscal com o CNPJ da empresa sempre que o estabelecimento emitir. Como lançar cada documento é decisão do seu contador.

Adiantamento ou reembolso: qual escolher

Existem dois jeitos de cobrir os gastos do viajante. Os dois funcionam, desde que a regra seja a mesma para todo mundo.

O que não funciona é cada viagem seguir um modelo diferente, decidido na hora.

Prestação de contas em uma folha

A prestação de contas não precisa de sistema. Uma folha por viagem, entregue até uma data combinada depois da volta, com estes campos, já organiza o financeiro:

• Nome do viajante, destino e datas.
• Motivo da viagem e cliente ou projeto atendido.
• Cada despesa com data, valor e o comprovante anexado.
• Valor adiantado, total gasto e a diferença a devolver ou a receber.
• Assinatura de quem viajou e de quem aprova.

O prazo para entregar é a empresa que define. Ele só precisa estar escrito e ser o mesmo para todos.

Os erros que mais travam o reembolso

Na prática, o reembolso empaca quase sempre pelos mesmos motivos. Vale deixar cada um resolvido antes da próxima viagem:

• Comprovante perdido. O viajante guarda tudo no bolso e entrega metade. Combine que a foto do comprovante vai para um lugar só, no dia do gasto.
• Nota sem o CNPJ da empresa. Quem viaja nem sempre sabe que pode pedir. Coloque o CNPJ da empresa num cartão ou no celular de quem viaja.
• Despesa sem motivo. Uma corrida às onze da noite sem explicação vira discussão. Uma linha dizendo o porquê evita a conversa.
• Prazo que ninguém cobra. Prestação de contas entregue dois meses depois mistura viagens e atrasa o fechamento do mês.
• Adiantamento que nunca fecha. O valor sai, a viagem acontece e a diferença fica esquecida. Só libere um novo adiantamento depois de fechar o anterior.

Uma viagem do começo ao fim

Veja como fica uma viagem de dois dias com as regras acima. O gestor aprova a viagem pelo canal combinado. A passagem e o hotel são comprados direto no CNPJ, com a fatura em nome da empresa. Antes de sair, o viajante recebe um adiantamento para transporte e refeições, se a política prever.

Durante a viagem, cada gasto vira uma foto de comprovante, com o CNPJ da empresa na nota sempre que possível. Na volta, dentro do prazo, ele preenche a folha de prestação de contas, anexa os comprovantes e devolve a sobra ou recebe a diferença. O financeiro confere uma vez, o contador recebe tudo junto, e o cartão do sócio não entra em nenhuma etapa.

Coloque tudo na política de viagens

Essas regras cabem numa página: quem aprova, o que a empresa compra direto, o que entra no reembolso, o limite por refeição se houver, o prazo da prestação de contas e o canal único para pedir cotação. Temos um modelo pronto no artigo política de viagens simples para pequenas empresas.

Como a DF Destinos ajuda a sair do cartão do sócio

Com a DF Destinos, a passagem da sua empresa sai faturada no CNPJ, mensal ou por emissão, por boleto, Pix ou cartão. Cada emissão vem com o bilhete no nome do passageiro e a documentação no nome da empresa, e não tem mensalidade nem fee.

E o preço não sobe por isso: cotamos cada viagem em paralelo com engenharia tarifária e, na pior hipótese, a sua empresa paga o preço da companhia aérea, com o nosso suporte. Para começar, mande o print da próxima passagem antes de fechar. Veja como funciona na página de viagens corporativas.